ATTO DI INFORMATIVA AI SENSI DEL REGOLAMENTO UE 2016/679 (G.D.P.R.)

Gent.ma/mo, La informiamo, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (G.D.P.R.), nonché del D.Lgs. n. 196/03, come modificato dal D.Lgs. n. 101/18, che i Suoi dati personali saranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa sopra richiamata e degli obblighi di riservatezza cui è ispirata l’attività della nostra Associazione.

1. Oggetto del trattamento dei dati.

Per le finalità indicate nella presente informativa, il Titolare può trattare i Suoi dati personali comuni, quali, per esempio, i Suoi dati identificativi ed anagrafici (nome, cognome, genere, data di nascita, residenza), i Suoi dati di contatto (numero di telefono, email ed altri recapiti), dati relativi al Suo curriculum ed alla Sua attività professionale (albo professionale e numero di iscrizione allo stesso, codice fiscale, domicilio professionale, indirizzo e-mail, Pec), dati fiscali, estremi di conto corrente (codice Iban), coordinate bancarie (evinte dalle contabili dei bonifici della quota associativa), nonché dati raccolti da fonti pubbliche (elenchi, registri, documenti pubblici conoscibili da chiunque, entro i limiti stabiliti dalla legge per il relativo trattamento).

2. Fonte dei dati personali.

I Suoi dati personali sono forniti direttamente da Lei al Titolare nel momento in cui Lei decida di fornirli per le finalità di seguito descritte ovvero di comunicarli, anche mediante l’invio di form di richiesta di informazioni, cioè tramite compilazione di moduli online o cartacei (domanda di ammissione all’Associazione) per le finalità di seguito descritte al successivo punto 3.

3. Finalità del trattamento.

L’Associazione intende trattare i Suoi dati personali per il perseguimento di scopi determinati e legittimi individuati dalla legge, dall’atto costitutivo e dallo statuto e, in particolare, per il perseguimento di finalità culturali, di formazione (seminari, master), di ricerca scientifica (congressi, conferenze, pubblicazioni), di patrocinio e di promozione della ricerca oncologica (studi clinici, istituzioni di premi, borse di studio). Per i fini suindicati, il trattamento dei dati di cui sopra può riguardare anche la tenuta di registri e scritture contabili, di elenchi, di indirizzari e di altri documenti necessari per la gestione amministrativa di AIGOM nonché per l’adempimento di obblighi fiscali, amministrativi ed associativi (gestione quote associative e rimborsi spese, adempimenti elettorali per composizione organi associativi) ovvero per la diffusione di riviste, bollettini e simili. In particolare, AIGOM intende trattare, mediante l’impiego di strumenti quali posta elettronica, telefax, sms, mms, telefonate, posta ordinaria, i Suoi dati personali al fine di: – gestire il rapporto associativo (le comunicazioni istituzionali, la verifica del pagamento delle quote e la relativa gestione fiscale, le comunicazioni con l’associato, l’esercizio dei diritti da parte dell’associato stesso, la verifica della corretta convocazione e costituzione delle assemblee, le attività associative, ecc.); – organizzare e gestire le attività di formazione e quelle ricreativo-conviviali in favore degli associati; – fornirLe informazioni e/o notizie relative alle attività ed ai servizi svolti dall’Associazione stessa; – consentire la gestione di eventuali donazioni, sottoscrizioni, rimborsi derivanti da convenzioni.

4. Natura del conferimento e conseguenze del rifiuto al conferimento dei dati.

Per le finalità sopraindicate conferire i Suoi dati è necessario. Il mancato conferimento dei dati comporterà l’impossibilità per il Titolare di inviarLe le informazioni e le comunicazioni sopra descritte e fornirLe i servizi suindicati.

5. Base giuridica del trattamento.

La base giuridica del trattamento si ravvisa, in relazione alle finalità sopra indicate, nell’adempimento di obblighi di legge cui è soggetto il titolare, nell’interesse pubblico alla ricerca scientifica e nell’adempimento di obblighi contrattuali e di misure precontrattuali. Eventuali pubblicazioni o la diffusione di immagini e dati personali saranno oggetto di specifico consenso.

6. Modalità del trattamento dei dati.

Le modalità di trattamento dei dati a Lei riferibili prevedono l’utilizzo di strumenti manuali, informatici e telematici, strettamente correlati alle finalità sopra indicate e, in ogni caso, i Suoi dati saranno trattati con modalità idonee a garantirne la sicurezza e la riservatezza in conformità alle disposizioni di cui all’art. 32 Reg. UE 2016/679 (G.D.P.R.). AIGOM adotta misure, tecniche ed organizzative, idonee alla protezione dei Suoi dati personali per garantire, oltre che la riservatezza, l’integrità e la disponibilità di file e la registrazione dei dati; ciò anche nei casi di trattamento di dati raccolti mediante compilazione di moduli on-line. Ove vengano in considerazione profili esclusivamente personali riferiti agli associati, AIGOM utilizza forme di consultazione individualizzata con gli stessi, adottando ogni misura opportuna volta a prevenire un’indebita comunicazione di dati personali a soggetti diversi dal destinatario.

7. Comunicazione dei dati e categorie di destinatari.

I Suoi dati saranno trattati da dipendenti e/o collaboratori dell’Associazione. Tutti i componenti degli organismi dell’associazione (consiglio direttivo, assemblea dei soci, comitato scientifico, comitato esecutivo, ecc.) che avessero accesso ai dati personali, gli associati stessi cui dovessero essere affidati occasionalmente compiti particolari che comportino il trattamento dei dati personali, gli eventuali futuri dipendenti, interinali e/o comunque tutte le altre “persone fisiche” che, a vario titolo, sono o saranno autorizzate al trattamento, svolgendo la propria attività, sotto l’autorità diretta di AIGOM e secondo le istruzioni da questo ricevute, saranno designati da AIGOM quali “autorizzati/incaricati” al trattamento. In relazione alle finalità sopra descritte al punto 3, i Suoi dati personali potranno essere comunicati ad Enti e Società, Amministrazioni pubbliche, fondatori e soggetti terzi per il conseguimento delle finalità istituzionali di AIGOM nonché a Società che offrono servizio di pagamento digitale e di trasferimento di denaro tramite Internet; in altre parole, AIGOM può comunicare i Suoi dati personali ad enti, organismi, imprese o liberi professionisti cui AIGOM abbia delegato servizi in out-sourcing i quali agiranno come Responsabili esterni del trattamento dei dati ovvero saranno essi stessi Titolari autonomi del trattamento effettuato sui dati personali loro trasmessi. AIGOM può comunicare i Suoi dati personali a persone giuridiche ed altri organismi con scopo di lucro o liberi professionisti, anche in forma associata, o richiedere ad essi la fornitura di beni, prestazioni o servizi; in tal caso, l’Associazione potrà comunicare a tali soggetti i soli dati personali strettamente indispensabili per le attività di effettivo ausilio alle predette finalità ovvero per scopi amministrativi e contabili. La comunicazione dei dati personali all’esterno dell’Associazione, relativi agli associati/aderenti, e la loro diffusione possono essere effettuate con il consenso degli interessati purché i dati siano strettamente pertinenti alle finalità e agli scopi perseguiti.

8. Periodo di conservazione dei dati personali.

I Suoi dati personali saranno conservati per un periodo non superiore a quello necessario per perseguire le finalità e gli scopi sopra descritti al punto 3 e per adempiere agli obblighi connessi e, quindi, salvo il legittimo esercizio da parte Sua di uno dei diritti previsti dal GDPR per limitare o far cessare il trattamento dei dati da parte del Titolare AIGOM, saranno conservati per tutto il periodo in cui Lei rimarrà associato a AIGOM e, dopo l’eventuale cessazione del rapporto associativo, per il periodo di dieci anni per garantire l’adempimento di tutti gli obblighi imposti dalle leggi, anche tributarie, per finalità amministrativo-contabili e per consentire a AIGOM di esercitare o difendere in giudizio i propri diritti o rispondere a legittime richieste documentali.

9. Diritti degli interessati.

Il Regolamento UE 2016/679 predispone alcuni strumenti a tutela e garanzia dei Suoi diritti, previsti, in particolare, negli articoli 15-22. In particolare, La informiamo che, fatte salve deroghe introdotte dal diritto dell’Unione o degli Stati membri, potrà chiedere al titolare del trattamento, in qualunque momento:

• la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che La riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intellegibile;
• l’accesso ai suoi dati personali, l’aggiornamento, la rettifica, l’integrazione o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento dei dati che La riguardano;
• l’origine, le finalità e le modalità del trattamento dei Suoi dati; – la comunicazione a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali, delle eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate a norma degli artt. 16, 17, par. 1, e 18 del G.D.P.R., salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato nonché la comunicazione, in Suo favore, degli stessi destinatari.

Potrà opporsi, per motivi legittimi, al trattamento dei Suoi dati; potrà esercitare il diritto alla portabilità dei dati ed avrà diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo.

 Il Titolare del trattamento è AIGOM (“Associazione Italiana Gruppi Oncologici Multidisciplinari”), con sede legale in Genova, via Goffredo Mameli n. 3/1, in persona del l.r.p.t., contattabile ai seguenti recapiti: – e-mail: info@aigom.it